英語でビジネスメールを作成する際に気をつけるべきポイント

2019年9月13日(金)

英語でビジネスメールを作成する際に気をつけるべきポイント

メール作成にはルールがあります

海外の企業と取引をしている方の中には、ビジネスメールを作成する機会がある方も多いのではないでしょうか。大切な企業との取引だからこそ難しさを感じ、メールを作成する度に悩んでしまう方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、ルールさえ知ってしまえば、さほど難しいことではないのです。初めてビジネスメールを作成する方や、苦手に感じている方は、まずはルールを知ることから始めてみましょう。

短文でOK

取引企業宛にメールを作成すると、ついかしこまった文章になってしまったり情報を盛り込みすぎてしまうことがあります。しかし、メールは短文で構いません。情報が多すぎると本当に伝えたいことは何なのかを明確にできず、相手がストレスを感じてしまうこともあるでしょう。

メールを作成する中で最も大切なことは、なるべく簡潔に用件を伝えることです。少しでもスムーズにメールでやり取りできるよう、簡潔な文章作成を心がけることが大切です。

注意点をチェックしてみましょう

英語でビジネスメールを作成する場合、押さえておきたいポイントがいくつかあります。そのひとつが構成です。メールは、メールアドレスや件名の他にも、宛先や本文などで構成されています。こうした基本の構成要素は、事前に確認しておくとミスを軽減することができます。

まず、アドレスの次に件名、宛先、本文、署名の順番で作成することが正解です。また、大切な取引企業にメールを送る場合、友人のようなフランクな感じで文章を作成することはNGです。送信の際にはメールアドレスを入力しますが、相手のメールアドレスはTOの欄に入力します。本文は正しく作成しても、相手のメールアドレスを間違って入力してしまっては何の意味もありません。大切な用件を他社に漏らしてしまうことがないようにメールを送信する前には、誤配信を避けるため、しっかりとアドレスを確認するようにしましょう。

また、メールの内容によっては、個人だけでなくプロジェクトに参加している全員に送りたいものもあるのではないでしょうか。そんな時は、CCの欄を利用すると便利です。CCは、TOに入力したアドレスの相手だけでなく、CCに入力したアドレスの人すべてにメールを送ることができます。そのため、ひとり一人にメールを送る手間を省けるだけでなく、一括で情報を共有できるのもメリットです。

アドレスの次は、件名を入力します。件名とは、タイトルのことです。よくタイトルをどう書くかと悩んでしまいますが、目的に合ったタイトルにすることが重要です。タイトルは用件によって変わりますが、依頼なのか、感謝の気持ちを伝えたいのか、質問なのかなど目的に合わせてベストなタイトルを作成してみましょう。また、短いタイトルだと迷惑メールと勘違いされてしまうかもしれません。ビジネスでは、セキュリティを重視して、タイトルだけで迷惑メールと勘違いされ、相手に読んでもらえない可能性もあります。さらに「!」などの感嘆符が入っていると迷惑メールに振り分けられてしまうこともあるので、入力することはあまりおすすめできません。

次に宛先を入力しましょう。宛先は、部署を入力しても構いませんが、相手の名前が分かっている場合は親しみを込めてDearの後にファーストネームで入力します。

一番頭を悩ます本文

多くの方がメールを作成する際に本文の構成に悩んでしまうでしょう。しかし、そんなに難しく考えることはありません。いきなり、用件から書き出してもいいのです。日本でメールを作成する場合、冒頭に形式的な挨拶などをつけることが通常です。

しかし、英語のメールでは、用件を具体的に伝え短くまとめることが正解と言えます。より好印象なメールを作成するなら、感謝の気持ちを付け加えるといいでしょう。例えば、「Thank you for the other day.(先日はありがとうございました。」「Thank you for coming to our company the other day.(先日は弊社までお越しくださいありがとうございました。」といった感謝の言葉で始めることもおすすめです。

用件を具体的に伝えた後は、相手に何を求めているのかを明確にしなければいけません。いつまでに返信すればいいのかなどが明確に分かるように記載し、気持ちが伝わるメールを作成することも大切です。

最後に、結びの言葉も忘れてはいけません。もちろん、書き出しと同様に難しく考えることはないでしょう。英語で結びのフレーズを入れる際には、かしこまった文章にするよりも、簡単なもので構いません。例えば、簡単に「Thank you.」でもいいのです。また、日本語の敬具にあたる言葉もあります。メールで作成する際に入れる敬具は、通常の形式では「Sincerely,Best regards.」や「Sincerely,Best wishes.」などがありますが、メールに結び文として敬具を入れるだけでグッと印象が良くなります。

日本語のメールとは違いがたくさんあります

言葉は違ってもメールの形式は同じでは、と思っている方も多いのではないでしょうか。しかし、英語のビジネスメールは、いくつかの注意点があります。

まず、何よりも大切なのは、相手に簡潔に用件を伝えることです。丁寧な文章を書かなければと思えば思うほど、ダラダラと文章を書き連ねがちですが、用件を最初から述べてしまっても決して失礼にはあたりません。相手に分かりやすく文章を書くことはもちろんですが、形式的な挨拶などは特に求められていません。失敗することなく海外企業宛てにメールを送りたいなら、事前にメールに作成に最適なフレーズを探しておくと安心です。よく使われるフレーズも数多くあるので、チェックしてみましょう。ビジネスに役立つフレーズをいくつか知っておくだけで、頭を悩ますことなく、スムーズにメールを作成できるようになるでしょう。

メールは、形式さえマスターしてしまえば、どんなシーンでも活用できます。初めてのメールで、挨拶のつもりでタイトルに「Hello.」と一言だけを入れてしまう方もいるかもしれません。しかし、あまりに短すぎるタイトルでは、相手は内容を把握できないでしょう。そのため、仕事に必要のない迷惑メールと勘違いされてしまい、そのまま破棄されてしまうこともあるので要注意です。ミスを防ぐなら「Urgent.(緊急)」などをタイトルの前に入れ、相手の注意をひくこともおすすめです。

自分の英語スキルに自信がないと、どのような単語を使ってビジネスメールを作成すればいいのか分からない場合もあるでしょう。しかし、多少間違いがあったとしても、不快感を与えることなく用件を伝えることができていれば、相手も悪い印象を持つことはありません。マナーを守り誠意が伝わるメールなら、相手と信頼関係を築くこともできます。表現を柔らかく書くことを意識するのも大切ですが、相手を持ち上げすぎても知らず知らずのうちに上下関係を作ってしまい、円滑に仕事を進まないことも考えられます。相手が不快に思うことがないよう、送信したメールがどのように伝わるかを考えて作成することが大切です。