海外の初対面のビジネスマナーで大切なスモールトーク

2019年5月24日(金)

海外の初対面のビジネスマナーで大切なスモールトーク

ビジネスシーンにおける初対面の挨拶は、コミュニケーションだけでなく、のちの商談の行く末左右する重要なやりとりです。海外赴任の際には、さらにスモールトークを意識することが欠かせません。英語圏においてスモールトークは、名刺交換と同じような位置づけにあるためです。海外のビジネスシーンにおける、スモールトークについてまとめました。

ビジネスにおける初対面の挨拶

恋愛において、第一印象が肝心とよくいわれますが、ビジネスにおいても例外ではありません。自分とお客さん、自分と商談相手といった関係性では、商品やサービスだけでなく、あなた自信も結構見られているものです。そこへきて、第一印象が悪ければそもそも人間関係を築く前に距離を置かれてしまうかもしれません。

一方、初対面にもしっかり気を遣い、印象の良い挨拶ができていれば、それこそ扱う商品やサービスにプラスアルファの魅力を与えることができるかもしれません。正しいマナーや振る舞いで、親密な関係を築きましょう。

日本のビジネスシーンにおいて初対面の挨拶といえば、名刺交換が代表的でしょう。基本のビジネスマナーですし、名刺を通して自分の情報がスピーディーに伝え、残すこともできます。そして海外においても、名刺を交換する文化は存在します。ビジネスにおける最初の挨拶を考えるにあたり、まずは名刺交換に注目していきましょう。

日本と海外の名刺交換

確かに、日本と海外、どちらにも名刺交換の文化がありますが、だからといって赴任先でも日本と同じような感覚で交換するのはおすすめできません。なぜなら、同じ名刺交換でも日本と海外では少々重要性が異なってくるためです。

日本での名刺交換は、重要度はかなり高いでしょう。就職すると多くの現場で学びますが、交換した名刺は渡してくれた相手本人と思って丁重に扱わなければならないとさえ考えられています。それだけに、扱い方も細かく定められています。

主には、目上の人間と交換するときは自分の名刺が上にならないようにする、上司・部下の順番で交換する、名刺はすぐにしまわず、商談中は机に並べておくなどが代表的でしょう。慣れない人にとっては、何とも複雑に感じるほどです。しかし、名刺は相手本人ともいえる重要度と考えれば、これでも何ら大げさではないのです。

一方で、海外における名刺交換は、日本と比べかなりプラクティカルです。それこそ、必要なら交換すればいいといった程度の存在です。とはいえ、ビジネスにおける最初の挨拶の重要性自体は日本も海外も同じです。では名刺交換をプラクティカルに考えるのであれば、どういった面でビジネスライクな挨拶を交わすのでしょうか。

それこそが、今回の本題であるスモールトークになります。日本で名刺交換をおこなうタイミングにおいて、海外では握手とスモールトークを交わします。スモールトークとは、その名の通りちょっとした会話です。ラフな感じで、なおかつ誠実な印象で楽しい会話を軽く交わすことで、信頼関係を築きます。

スモールトークの具体例

基本的には、挨拶プラスアルファのような会話がメインとなります。たとえば、自己紹介についてです。最初の挨拶はシンプルにまとめます。しかし、シンプルで定型的だからこそスモールトークとしての役割を果たすのです。主には、挨拶に続いて名前と会社名を名乗るような流れです。例としては、nice to meet youのあとに、「Hello. My name is 〇〇. I work for 〇〇.」といった具合に続く形です。

次に、ちょっとした会話のやりとりをおこないます。挨拶や自己紹介は日本でも普通におこなわれるので、むしろここからが英語式スモールトークのメインでしょう。アメリカに初めて来たことを話すなら「This is my first visit to America.」、会うのを楽しみにしていたと伝えたいなら「I have been looking forward to meeting you.」といった具合です。簡単な日常会話によって、お互いの距離を縮めていきましょう。

また、会話を重んじる海外におけるビジネスシーンでは、初対面での名交換時でもスモールトークが重要となります。主には、「Everyone calls me ○○.」と自分のニックネームを伝えたり、「○○ sounds like~.」といったように、海外の人にも覚えやすくユーモアを交え紹介するなどです。

具体的な会話例としては、次のようなものがおすすめでしょう。相手に、会社内でどのような仕事を担当しているか質問する「What do you do in your company?」や「What kind of work are you engaged in?」、勤続年数を紹介する「I’ve been working for this company for 〇years.」なども効果的です。

とにかく、会話のきっかけとなりコミュニケーションを徐々に深められるような、ライトな言葉のやりとり、それこそがスモールトークです。名刺主体になりがちな日本以上に重要視されるので、コミュニケーション面にしっかり力を注ぎましょう。

ちょっとした所作にも気を付けよう

前述の通り、日本では名刺交換が大事な初対面の挨拶となるため、所作にもしっかりこだわって礼儀を重んじます。一方、海外では名刺交換以上にスモールトークでの関係構築が重要となってきます。そのため、名刺交換よりもスモールトークの際の所作に十分気を遣ってください。第一印象が大きく変わってくるでしょう。

たとえば、最初の握手です。相手の方をしっかり向いて、目を見ながら手を握ってください。お互い目を見ておこなうわけですから、表情の端々までチェックされていると考えておきましょう。誠実な表情や感じの良い笑顔など、あなたのキャラクターや役職、状況などに合わせて工夫してください。

ここで特に重要なのが、相手の目をしっかり見るということでしょう。海外においては、日本以上に目を見ながら話すことの意味が大きいです。目を見て話さない、ただそれだけで、自信がない人、おどおどしている人、信頼に値しない人といった評価を下されてしまうかもしれないためです。あなたが人見知りであっても、そこはがんばってください。最初が肝心です。

逆に、名刺交換は楽に考えておきましょう。日本では、名刺は相手の分身のように大切に扱いますが、海外では簡単な自己紹介カードのような位置づけです。タイミングは気にする必要がなく、高低差も決まりはありません。また受け取ったあとは、すぐポケットやカードケースにしまっても問題ありません。とにかく、目を見てしっかり話すことに集中しましょう。

アイスブレイクも重要

日本と違って、海外ではビジネスシーンとはいえあまりかしこまりません。堅苦しくなり過ぎると、それこそ印象を悪くしてしまうことでしょう。そんな傾向が反映されているコミュニケーションとして代表的なのがアイスブレイクです。

これは、握手や自己紹介、スモールトーク以外の完全に独立した日常会話です。ビジネストークの合間にカジュアルな会話を挟み一息入れることで、より肩の力の抜けた人間関係を築けるのです。気候が寒いことを伝える「It’s very cold today, isn’t it?」、飛行機での旅の具合を聞かれる「How was your flight?」といったラフなやりとりです。スモールトーク同様、アイスブレイクについても知っておきましょう。

好印象なスモールトークでチャンスを掴む

日本でうまくいっていても、海外赴任で現地の人とコミュニケーションを図ったときも同様にスムーズに信頼を築けるとは限りません。日本と海外では、ビジネストークに関する文化も異なるためです。上記に紹介したスモールトークも、代表的な例です。好印象なコミュニケーションができるよう、しっかり覚えておきましょう。